De architect of bouwheer dient zelf een plaatsbeschrijving op te stellen minstens 20 dagen vóór de aanvang van de werken. Deze plaatsbeschrijving bestaat uit een zo gedetailleerd mogelijk verslag van de staat van het voetpad aan de hand van minstens 5 foto's. Probeer zo goed mogelijk elke vorm van schade vast te leggen. Voornamelijk de foto's zijn belangrijk, maar een bondig verslag hierbij kan ook zeker helpen. Zorg er ook voor dat er in elke richting minstens 1 duidelijke overzichtsfoto wordt genomen van het voetpad en de omgeving.
De start van de werken dient in het Omgevingsloket ingegeven te worden. Via 'verstuur een bericht' kan je de plaatsbeschrijving opladen. Indien er opmerkingen en/of de vraag tot aanvullingen op de plaatsbeschrijving zijn, worden deze ook via 'verstuur een bericht' aan de aanvrager gemeld.
Wanneer wel een 'aanvang der werken' werd gemeld, maar geen plaatsbeschrijving werd opgeladen, word je hiertoe aangemaand. Dien je geen plaatsbeschrijving in, wordt ervan uitgegaan dat het openbaar domein zich in perfecte staat bevindt (conform het goedgekeurde reglement).